Хитрости» финала письма. Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха, в числе наших клиентов.

«Хитрости» финала письма Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам. СОВЕТ Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма! Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах. Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять. Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы: «Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?» В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО! Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала. Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ. Делайте финал более активным, удерживайте инициативу! Специфические ситуации Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво. Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как? В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие». Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ. Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга». Варианты финалов с указанием на последующее действие: «Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов». «Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат». «Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – ия сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления». «Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату». «Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение». «Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты». Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий. Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении. Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату? Имиджевая/эмоциональная часть финала Финал делового письма (и письмо в целом) выглядит более достойно и профессионально, если наряду с изложением своей позиции мы демонстрируем внимание к интересам и личности нашего адресата/клиента. ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ) Варианты имиджевых/эмоциональных фраз в финале письма: • Будем рады сотрудничеству! • Будем рады сотрудничеству с Вами! • С готовностью отвечу на Ваши вопросы. • Если у Вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь. Мы обязательно на них ответим! • Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните. Мы непременно Вам ответим! • С надеждой на плодотворное сотрудничество… • Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы. • С искренним уважением… • С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество… • Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным. • Будем рады видеть Вас в числе наших счастливых клиентов! • Хорошего настроения и удачного дня! • Спасибо за сотрудничество! ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО! Работая с имиджевой частью финала, важно понимать, что финальная фраза должна быть созвучна содержанию письма. Часто бывает, что финальная имиджевая фраза вводится нами в блок подписи – и, увы, не всегда соответствует смысловому контексту самого письма. Она превращается в мертвый шаблон, который не выполняет своего исходного назначения или (что хуже) начинает противоречить содержанию письма. Подтверждение этому – в письме ниже. From: Иванова Валентина Sent: Thursday, August 26, 2010 7:13 PM To: Николай Петрович Subject: Вакансия главного бухгалтера Добрый вечер, Николай Петрович! Пишу Вам в связи с ситуацией, сложившейся с подбором кандидатов на позицию главного бухгалтера в подведомственной Вам службе. Позиция открыта уже более двух месяцев. Позиция достаточно непростая. В конце июля состоялась встреча с Екатериной Козловой – реальным и достойным кандидатом на закрытие вакансии. Она выполнила все практические задания, мы передали их к Вам в службу. Результаты выполнения заданий до сих пор не проанализированы. В начале прошлой недели мы передали Вам еще 2 анкеты кандидатов на позицию бухгалтера и ответы этих кандидатов на вопросы. Ситуация прежняя – ответа нет. Николай Петрович, я уверена, что продолжать работу в таком ключе нет никакого смысла. Сообщаю Вам о том, что с сегодняшнего дня вакансия главного бухгалтера нами переводится в разряд несрочных. Это означает, что при наличии достаточно большого количества актуальных вакансий в отделе персонала работа по поиску кандидатов на позицию главного бухгалтера будет нами вестись по остаточному принципу. Хорошего настроения и удачного дня! Руководитель службы персонала СОВЕТ Обязательно соотносите звучание финальной эмоциональной фразы с основным содержанием письма. Для ускорения работы держите под рукой список фраз-клише. Универсальным вариантом имиджевой фразы является фраза: «С уважением…» Только ее можно поместить в автоматический блок подписи. Все остальные имиджевые фразы нуждаются в дополнительном внимании и согласовании с содержанием письма. Внимание! В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз: • «Благодарим Вас за понимание» / «Спасибо за понимание» • «Спасибо за внимание» Фраза в финале: «Благодарим Вас за понимание!»/«Спасибо за понимание» Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом. Посмотрите варианты писем ниже. Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза. Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите выразить благодарность за общую работу. В этом случае более органично звучат фразы: • «Спасибо за сотрудничество!» • «Спасибо за плодотворное сотрудничество!». Также не используйте эту фразу, чтобы поблагодарить адресата за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты: • «Я постаралась предельно точно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными, пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее»; • «Если в высланной информации есть непонятные моменты, пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»; • «Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее если у вас есть еще какие-то вопросы, напишите, и я с удовольствием на них отвечу». Фраза в финале: «Спасибо за внимание» При использовании этой фразы важно понимать следующее. Она уместна только в деловой ситуации, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос. Более корректным по звучанию и смыслу в такой ситуации будет вариант: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили». Фраза «Спасибо за внимание!» абсолютно неуместна в ситуации, когда вы являетесь инициатором делового письма. Почему? Дело в ее смысловом подтексте. Фразу «Спасибо за внимание» мы обычно используем, чтобы поблагодарить за внимание, которого можно было бы и не уделять. (Типичный пример такой ситуации в бытовой жизни: информация по TV о прогнозе погоды.) Заканчивая свое информационное послание этой фразой, мы транслируем два смысловых значения: 1. «Я благодарен вам за время, которое вы мне уделили, так как вы имели полное право меня не слушать»; 2. «До свидания» («Всем спасибо. Все свободны»). Оба этих смысловых значения неорганичны для делового письма. Во-первых, нецелесообразно прощаться с клиентом столь категорично, не оставляя повода и надежды на возобновление диалога. Во-вторых, странно и нецелесообразно писать письма, в актуальности которых вы не уверены. Даже если вы пишете такое письмо, заканчивать его нужно указанием на полезность и применимость вашей информации. Резюме: фраза «Спасибо за внимание» неорганична финалу делового письма. Вместо нее лучше использовать фразы: • «Искренне надеюсь, что наша информация поможет вам…» • «Уверены, что эта информация будет полезной при…» • «Искренне надеюсь, что информация, которую я Вам сообщила, пригодится вам/поможет вам…» Фразы в финале: «Всего доброго!»/«Всего наилучшего!» Обе фразы – это варианты вежливого, но окончательного прощания. Они уместны в ситуациях, когда мы заинтересованы в прекращении диалога. Если же мы хотим выразить клиенту/адресату наши пожелания добра или искреннего участия, то фразы «Всего доброго!» и «Всего наилучшего!» лучше заменить на: • «Хорошего настроения и удачного дня!» • «С самыми наилучшими пожеланиями…» • «С искренними пожеланиями…» Фраза в финале: «Удачи!» Эта короткая фраза в финале письма несет два смысловых оттенка. 1. Пожелание удачного стечения будущих обстоятельств. 2. Указание на то, что к этим обстоятельствам отправляющий адресат не будет иметь отношения («это будет происходить без меня, без моего участия»). Решите сами, насколько приемлемы эти смысловые контексты в вашей переписке с клиентами/партнерами. Итак, мы прояснили вопрос с главным инструментом ясного письма – его структурой. Основа ясности – четко прописанные три точки внимания, включая «хитрости» финала письма. Это «смысловой треугольник», своего рода «смысловая рамка» письма. Теперь в эту «рамку» нам нужно поместить основное содержание письма. Поместить таким образом, чтобы обеспечить нашему адресату предельную понятность, быстроту и комфорт чтения и восприятия. В этом помогают инструменты ясности. Напомним их. 1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания) – это мы уже освоили. А со следующим нам предстоит разобраться. 2. Объем письма, комфортный для восприятия. 3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5). 4. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация. 5. Характер предложения (объем и структура). Пойдем по порядку. Данный текст является ознакомительным фрагментом. Продолжение на ЛитРес Читайте также 2.6. Налоговые «хитрости» 2.6. Налоговые «хитрости» В целях снижения сумм уплачиваемых налогов руководители различных организаций и их помощники постоянно заняты поиском оптимальных налоговых схем. Это вполне нормальное явление, если оно не выходит за рамки законодательства.Не так уж и редко в Типичные хитрости и уловки продавцов автомобилей Типичные хитрости и уловки продавцов автомобилей Ранее мы уже неоднократно говорили о том, что главная цель любого автопродавца — максимально быстро и с наибольшей для себя выгодой продать машину. Именно из этого и должен исходить покупатель, чтобы не быть Прочие уловки и хитрости, используемые в автосалонах Прочие уловки и хитрости, используемые в автосалонах Вообще процесс приобретения автомобиля в дилерском центре или автосалоне имеет немало тонкостей и нюансов. Знайте: работники этих структур — опытные специалисты, и их доход самым непосредственным образом зависит от Обследование и обыск. Наши хитрости против хитростей полиции Обследование и обыск. Наши хитрости против хитростей полиции Как я уже говорил, правовая основа обследования помещений полицейскими — Закон «Об ОРД», а четкий порядок проведения обследования регламентируется приказом МВД России «Об утверждении Инструкции о порядке В ЧЕМ ЗАКЛЮЧАЮТСЯ МАЛЕНЬКИЕ ХИТРОСТИ И БОЛЬШИЕ ПРОБЛЕМЫ? В ЧЕМ ЗАКЛЮЧАЮТСЯ МАЛЕНЬКИЕ ХИТРОСТИ И БОЛЬШИЕ ПРОБЛЕМЫ? Повторимся еще раз: у каждого донора свои требования к составлению бюджета. Тем не менее, попробуем сформулировать некоторые, достаточно общие правила, которые позволят вам представить предварительный бюджет в Маленькие хитрости Маленькие хитрости В данном разделе рассмотрим несколько небольших хитростей, которые позволяют директору контролировать процессы, сделки, операции, да и вообще – наблюдать за деятельностью бухгалтера, причем незаметно для окружающих.Не секрет, что один из наиболее 10.1. Серфинг и оплачиваемые письма 10.1. Серфинг и оплачиваемые письма Серфинг – это вид заработка, где вам платят за просмотр сайтов.Оплачиваемые письма – это заработок, похожий на серфинг, только в данном случае на ваш почтовый ящик приходит письмо, в котором есть ссылка на какой-то сайт. Вы проходите по XXV. Пишите письма от руки XXV. Пишите письма от руки Обезличенное общение распространяется все шире. Факс, электронная почта, почта, которая автоматически отправляется в сотни адресов, записи на автоответчике, пейджеры, банкоматы, говорящие дверцы автомобиля, автоматический портье, поднимающий Жизнь по книге «Как работать по четыре часа в неделю» Кейсы, примеры, советы и хитрости Жизнь по книге «Как работать по четыре часа в неделю» Кейсы, примеры, советы и хитрости • Дзэн и искусство жить как рок-звезда.• Требуются поклонники искусства.• Фотофиниш.• Виртуальная юриспруденция.• Полеты с Ornithreads.• Обучение с отрывом от работы.• То, что доктор Убойные продающие письма Убойные продающие письма Каждое из продающих писем, которые вы увидите ниже, уже принесло нам не один миллион рублей. Просто берите их за образец. Как в свою очередь делали мы, используя письма сильнейших западных инфобизнесменов.Пора вылезать из Усиление продающего письма Усиление продающего письма ВидеообращениеОчень хорошо усиливает продающий текст видеообращение. Причем не надо делать это профессионально. Возьмите самый обычный фотоаппарат, включите режим видео, запишите. И на сайте уже есть «говорящая голова», ей верят гораздо Структура письма Структура письма Структура – залог понятности и стройности смысла.Структура письма (рис. 4) выглядит следующим образом. Рис. 4. Структура Письма в редакцию Письма в редакцию Письма в редакцию – превосходный метод для всех, кто любит выражать свою точку зрения письменно. К тому же он способствует повышению популярности. То есть это идеальный метод для интровертов. Многие мои знакомые настойчиво рекомендуют профильный сайт Пишем письма Пишем письма Как написать продающее письмо? Вначале должно быть приветственное видео или цепляющая картинка. Кроме того, в хорошем письме можно выделить несколько блоков:1. Боль. Здесь вы можете задавать вопросы либо описывать текущее состояние клиента, его проблемы и Следующие письма Следующие письма Переходим к третьему письму. Структура в принципе та же: приветствие, слова о том, что вы хотите подарить еще один тайный бонус, рассказ о самом бонусе и ссылка на него.В последнем письме (всего их семь) – опять небольшой тизер на следующий подарок. Плюс